Recenzja Firmao CRM
Moja opinia po dwóch latach styczności z tym systemem.
Cześć. Od kilku lat pomagam małym i średnim firmom porządkować sprzedaż oraz obsługę klienta, a dobór i wdrażanie systemów CRM to duża część mojej roboty. Z Firmao siedzę mniej więcej od dwóch lat, raz intensywniej, raz z przerwami, bo używam go u siebie i uruchamiam u klientów.
Jeśli tu trafiłeś, to pewnie zastanawiasz się, czy Firmao CRM to sensowny wybór dla Twojej firmy. Doskonale to rozumiem, bo sam przez tę decyzję przechodziłem, a potem przechodziłem przez nią jeszcze wiele razy razem z klientami. Ten artykuł ma Ci tę decyzję ułatwić.
Dostaniesz tu moją opinię po dwóch latach realnego korzystania.
Pokażę, jak Firmao wypada w normalnej, codziennej pracy, przejdę przez najważniejsze moduły, rozbiorę na części każdy plan cenowy i podpowiem, który z nich faktycznie ma sens u Ciebie.
Jakie opinie ma Firmao?
Żeby nie kończyć na własnym punkcie widzenia, sprawdziłem, co o systemie mówią inni. Zajrzałem do ocen w Google, na Trustpilot, do branżowych zestawień oprogramowania CRM oraz na facebookowe grupy przedsiębiorców.
Ogólny ton jest w większości ciepły. W Google Firmao utrzymuje średnią 4,5/5, a w niezależnych rankingach zwykle dostaje między 4,6 a 4,7. W przychylnych recenzjach przewijają się głównie trzy wątki: bogaty zestaw funkcji zamknięty w jednym narzędziu (CRM, faktury, magazyn, projekty), darmowa pomoc techniczna po polsku oraz duża liczba integracji dostępnych przez Zapier, Make i otwarte API.
Kwestia wsparcia wraca praktycznie u każdego i akurat ją potwierdzam z własnego doświadczenia, bo odpowiedzi dostaję szybko i rzeczowo.
Co pojawia się po drugiej stronie? Zastrzeżenia dotyczą zwykle trzech spraw. Interfejs bywa na starcie mało czytelny i wymaga paru dni przyzwyczajenia, mobilna wersja radzi sobie gorzej przy trudniejszych zadaniach, a najtańszy plan jest dość ubogi. Każda z tych uwag jest słuszna, tylko żadna z osobna nie skreśla całego rozwiązania.
Tylko że opinie z internetu to jedno, a Twój własny test to zupełnie coś innego. Firmao udostępnia 14-dniową wersję próbną z pełnym dostępem, bez podpinania karty. Zakładasz konto, wprowadzasz kilku klientów, wystawiasz przykładową fakturę i przechodzisz przez moduły. Po godzinie takiego klikania będziesz wiedział więcej niż z dziesięciu recenzji łącznie, tej także. Naprawdę.
Kto pisze tę recenzję
Zanim wejdę w system, dwa słowa o mojej perspektywie. Nie należę do osób, które zakładają konto na próbę, klikają przez weekend i publikują tekst. Zawodowo zajmuję się układaniem procesów sprzedażowych i obsługowych w firmach, doborem narzędzi, ich konfiguracją i szkoleniem zespołów z obsługi.
Firmao przerabiałem w różnych układach. Wdrażałem ten system CRM w firmach usługowych i handlowych, prowadziłem w nim własne kontakty i fakturowanie, obserwowałem jego działanie w firmie liczącej pięć osób i w takiej z dwudziestoma pracownikami.
Mam więc dość pełny obraz tego, gdzie ten system daje radę, a gdzie zaczynają się jego ograniczenia. Do tego, ponieważ na co dzień pracuję też z narzędziami marketingowymi, wiem, jak dobrze skonfigurowany CRM powinien wspierać sprzedaż. I z takiej pozycji patrzę na Firmao.
Czym właściwie jest Firmao?
To polski system CRM z mocno rozbudowaną częścią ERP, działający w oknie przeglądarki. Twórcą jest firma z Łodzi, a wersja online wystartowała jeszcze pod koniec 2010 roku. Aplikacja stoi na infrastrukturze Amazona (AWS), co przekłada się na porządne bezpieczeństwo danych i stabilną pracę.
W praktyce chodzi o to, że Firmao próbuje być jednym programem do niemal całej firmy. Znajdziesz tu CRM do zarządzania relacjami z klientami, fakturowanie, magazyn, zadania i projekty, ewidencję czasu, czat na stronę, callback, obsługę poczty i telefonię VoIP. Wyższe pakiety dorzucają automatyzację marketingu, ciągi wiadomości e-mail, asystenta AI oraz podpięcia do komunikatorów, między innymi WhatsAppa, Messengera i Microsoft Teams.
Sporo tego? Owszem. I właśnie ta rozpiętość funkcji jest zarazem największym plusem, jak i największym wyzwaniem tego narzędzia, ale o tym za moment.
Warto od razu odnotować jedną rzecz. Firmao przeszło niedawno pełny rebranding, który objął nie tylko wygląd, ale i sposób poruszania się po systemie. To proces rozłożony w czasie, jednak kierunek jest wyraźny. Narzędzie stopniowo staje się znacznie bardziej intuicyjne niż jeszcze rok czy dwa temu. Cieszy mnie to szczególnie, bo mało przyjazny interfejs był przez lata jednym z głównych zarzutów pod adresem tego systemu.
Grupą docelową są przede wszystkim małe i średnie przedsiębiorstwa. Z mojej praktyki najlepiej odnajduje się w usługach, handlu i e-commerce, czyli tam, gdzie zwykły CRM już nie wystarcza, a jednocześnie nie ma sensu utrzymywać osobnych programów do faktur, magazynu, projektów i kontaktu z klientem.
Pierwsze wrażenie a rzeczywistość po kilku miesiącach
Mój stosunek do Firmao ewoluował z tygodnia na tydzień. To jeden z tych systemów, którym trzeba dać się poznać, bo pierwszy kontakt nie pokazuje pełnego obrazu.
Opowiem, jak wyglądało to u mnie.
Pierwsze logowanie
Dobrze pamiętam swoje pierwsze wejście. System od razu odpala kreator, który przeprowadza przez podstawy krok po kroku. Do tego możesz dobrać wygląd spośród kilkunastu motywów graficznych i zmienić rozmiar tekstu pod siebie. Drobiazg, a pokazuje, że twórcom zależy na wygodzie użytkownika.
Co poczułem na starcie? Że opcji jest naprawdę mnóstwo.
Interfejs nie odpycha, ale przed odświeżeniem nie dorównywał urodą zachodnim CRM-om w stylu Pipedrive’a czy HubSpota. Sprawiał wrażenie porządnego narzędzia roboczego, a nie aplikacji projektowanej pod nagrody za design. Producent od dawna reklamuje, że Firmao oferuje intuicyjny interfejs, tylko uczciwie mówiąc, kiedyś ta intuicyjność odsłaniała się dopiero po paru dniach. Po rebrandingu jest z tym zauważalnie lepiej, choć dzień czy dwa oswajania wciąż się przydają.
I szczerze, po paru tygodniach to i tak schodzi na dalszy plan. Wchodzi rutyna, a Ty zaczynasz doceniać, że tyle rzeczy masz zebranych w jednym miejscu.
Pierwszy tydzień potrafi zmęczyć
Nie dlatego, że coś zaprojektowano źle, tylko dlatego, że materiału jest po prostu bardzo dużo.
Trzeba się rozejrzeć, gdzie co leży, jak działają poszczególne moduły i jak je między sobą pospinać. Gdzieś w okolicach drugiego czy trzeciego tygodnia następuje jednak przełom. Wchodzi Ci w krew logika działania i nagle zadania, które kiedyś rozrzucałeś po kilku aplikacjach, zamykasz w jednej. Wtedy do Ciebie dociera, że jego intuicyjny interfejs rządzi się własnymi prawami. Nie ogarniesz go od ręki, ale kiedy złapiesz zasadę całości, tempo pracy mocno rośnie.
Moment, w którym system naprawdę mnie przekonał
Ten moment przyszedł po kilku miesiącach. Wystawiłem klientowi fakturę, ta automatycznie przypięła się do jego karty w CRM, a ja od razu miałem przed sobą całą historię współpracy: wiadomości, zadania, dokumenty. Wszystko na jednym ekranie, bez przeskakiwania między kartami i programami. Dopiero wtedy zrozumiałem, na czym polega tu wygoda. To nie system, który zachwyca od pierwszej minuty, ale taki, w którym po oswojeniu robi się rzeczy naprawdę szybko.
Nie znaczy to, że wszystko gra idealnie. Zdarzają się chwile złości, zwłaszcza kiedy szukasz jakiejś funkcji, a ona kryje się w miejscu, w którym byś jej nie szukał. Część ustawień wymaga paru kliknięć więcej niż potrzeba. Ale generalnie im dłużej z Firmao siedzisz, tym więcej z niego wyciągasz.
Moduły Firmao, które sprawdzają się najlepiej
System ma naprawdę dużo modułów i nie wszystkie trzymają równy poziom. Poniżej biorę na warsztat te, które w mojej codziennej pracy i przy wdrożeniach wypadają najmocniej.
CRM i baza kontaktów
To rdzeń całego rozwiązania i jednocześnie jego najlepsza część. Baza kontaktów została porządnie przemyślana i pokrywa wszystko, czego potrzeba do sprawnego zarządzania relacjami z klientami. Dane wprowadzisz importem z pliku CSV, więc przenosiny z innego programu przebiegają bezboleśnie. Jest też podpięcie do bazy GUS, dzięki czemu po wpisaniu samego NIP-u pozostałe dane firmy uzupełniają się same. Przy budowaniu bazy od podstaw to naprawdę oszczędza czas.
Każdy kontakt ma osobną kartę z pełną historią kontaktu: rozmowy, telefony, spotkania, faktury i zadania. Klientów możesz porozdzielać po własnych kategoriach i przypisać do konkretnych handlowców. Bazę da się filtrować i przeglądać na wiele sposobów, co porządkuje segmentację i planowanie działań sprzedażowych. To też dobra podstawa pod utrzymanie relacji na dłuższą metę.
Od planu Professional w górę wchodzą szanse sprzedaży, czyli pipeline pokazujący, na jakim etapie procesu sprzedażowego znajduje się dana transakcja. Prezentuje się to na klasycznej tablicy Kanban, więc na jednym ekranie widać, co jest w negocjacjach, a co blisko finału.
Osobiście cenię jeszcze jedną rzecz. Od Professional system potrafi sam zakładać firmy i kontakty na podstawie przychodzącej poczty. Kiedy ktoś pisze do Ciebie po raz pierwszy, aplikacja tworzy dla niego wpis w bazie, zamiast zmuszać Cię do ręcznego przepisywania. Taka automatyzacja przy zarządzaniu danymi klientów odzyskuje w miesiącu sporo godzin.
Fakturowanie i dokumenty finansowe
Fakturowanie bywa jednym z powodów, dla których firmy sięgają po Firmao zamiast po osobny program do faktur. Wystawisz tu faktury VAT, rachunki, paragony, noty księgowe i korekty. Od planu Professional dostępne są edytowalne szablony faktur, więc dodasz logo i dopasujesz układ dokumentu.
Istotny szczegół: obsługa KSeF działa we wszystkich pakietach, ze Standardem włącznie. Skoro Krajowy System e-Faktur wchodzi w tryb obowiązkowy, jest to konkretna wartość.
System ogarnia również cykliczne rozliczenia (od Professional). Przy klientach na stałych umowach ustawiasz raz, a program samodzielnie wystawia i wysyła faktury co miesiąc. Automatyczne generowanie faktur ogranicza rutynową robotę i ryzyko pomyłek w powtarzalnych rozliczeniach. W Professional i wyżej dochodzi też generowanie plików JPK VAT, które upraszcza rozliczenia podatkowe i porządkuje procesy księgowe.
To, że faktury żyją w tym samym miejscu co CRM, wyróżnia Firmao na tle samodzielnych programów do faktur. Dokument od razu wisi przy właściwym kliencie na jego karcie, a statusy płatności śledzisz bez zaglądania do innej aplikacji.
Zadania, projekty i kalendarz
Ta część jest solidnie zrobiona. Do dyspozycji masz tablicę Kanban z kolumnami w stylu Trello oraz wykresy Gantta (od Professional), które porządkują zarządzanie projektami i pozwalają na bieżąco śledzić postępy prac. Oba widoki ładnie się uzupełniają. Kanban świetnie działa w robocie operacyjnej, a Gantt przydaje się przy planowaniu dłuższych przedsięwzięć.
Dwukierunkowa synchronizacja z kalendarzem Google i Outlookiem jest dostępna od planu Enterprise. Dzięki niej spotkanie dopisane w Firmao momentalnie pokazuje się w Twoim kalendarzu i na odwrót, więc łatwiej ułożyć terminarz swój i całego zespołu.
Ewidencja czasu pracy to przyjemny dodatek, szczególnie w usługach rozliczanych za godziny. Rejestrujesz czas przy poszczególnych zadaniach, a potem podpinasz go pod faktury. Ułatwia to też pracę zespołu, bo zadania powiążesz z konkretnym projektem i przydzielisz do właściwych działów. Przy większej ekipie od razu widać, kto co ma na głowie.
Czy zastąpi to dedykowaną Asanę albo Monday? Przy dużych, wielowątkowych projektach z gęstą siecią zależności raczej nie. Ale jeśli firmie chodzi o pilnowanie zadań i terminów w bieżącej pracy, wystarcza z nawiązką.
Magazyn i ERP
Magazyn w wersji podstawowej masz od Professional, a pełny od Enterprise. Wyższy pakiet daje wielomagazynowość, rezerwację towaru, kompletację z półproduktów, historię stanów, obieg dokumentów magazynowych oraz podpięcia do platform e-commerce.
Muszę być tu szczery. To nie jest rozwiązanie w klasie dużego WMS-a. Firmao działa raczej jak CRM z dołożonym niewielkim narzędziem ERP. Nie zaciągniesz towaru z czytnika kodów (choć od Enterprise współpracuje z drukarką fiskalną) i nie obsłużysz mocno rozbudowanej logistyki. Za to firma handlowa, która sprzedaje na Allegro, w Shoperze albo WooCommerce i chce panować nad stanami, dostaje tu naprawdę użyteczne narzędzie.
Podpięcia do Allegro, Shopera, PrestaShop, WooCommerce, IdoSell i BaseLinkera (od Enterprise) synchronizują zamówienia i stany magazynowe. Po każdej sprzedaży nie musisz ręcznie korygować ilości. W e-commerce oznacza to mniej błędów i mniej przestojów w obsłudze zamówień.
Marketing i automatyzacja w Firmao
Wspomnę też o funkcjach marketingowych, bo to jeden z argumentów, którymi Firmao kusi. Nie będę jednak udawał, że to serce systemu, bo nie jest.
W planie Professional znajdziesz szablony wiadomości i autoresponder, więc wyślesz spersonalizowane maile i ustawisz automatyczne odpowiedzi. Enterprise dokłada kampanie e-mailowe oraz telefoniczne, a Supreme pełną automatyzację marketingu wraz z sekwencjami wiadomości.
Sekwencje w Supreme to zaplanowana seria maili wychodzących automatycznie do nowych leadów. Ustawisz na przykład, że dzień po dodaniu kontaktu leci wiadomość powitalna, po trzech dniach oferta, a po tygodniu przypomnienie. To fundament automatyzacji marketingu i dobrze, że w końcu wszedł do systemu. Automatyzacja procesów marketingowych w tym samym planie pozwala budować bardziej złożone scenariusze, na przykład reakcje uzależnione od zachowania kontaktu, które napędzają kolejne działania sprzedażowe.
Kiedy to wystarczy, a kiedy nie? Dla małej firmy, która chce wysyłać proste maile, robić przypomnienia i mieć podstawowe sekwencje powitalne, pakiet Supreme spokojnie załatwia sprawę. Masz wszystko w jednym miejscu i nie płacisz osobno za kolejne narzędzie.
Jeśli natomiast marketing mailowy stanowi u Ciebie osobną, rozbudowaną machinę z zaawansowaną segmentacją, testami A/B, dopracowanymi landing page’ami i szczegółową analityką dostarczalności, Firmao nie zastąpi wyspecjalizowanej platformy. W takich sytuacjach zwykle radzę klientom rozwiązanie mieszane: Firmao jako główny CRM i centrum firmy, a obok osobne narzędzie marketingowe podpięte przez Zapiera albo Make’a.
Dodam jeszcze, że obsługa poczty e-mail jest w każdym planie, więc korespondencja z klientem trzyma się jego karty w CRM. To nie to samo co marketing mailowy, ale w bieżącej sprzedaży bywa bardzo pomocne i domyka kompleksowe zarządzanie relacjami z klientami.
Integracje – co działa, a co bardziej na papierze
Firmao chwali się ponad tysiącem integracji z innymi narzędziami. Liczba robi wrażenie, tylko trzeba ją rozłożyć na czynniki, bo łatwo dać się jej zwieść.
Zapier i Make, źródło tego „tysiąca"
Sporą część puli tworzą Zapier i Make (dawniej Integromat), obecne od planu Enterprise. Przez nie połączysz Firmao z niemal dowolnym popularnym programem i spiąć ten system CRM z systemami zewnętrznymi. Sam korzystam z tego na co dzień i sprawdza się dobrze. Przenoszenie kontaktów między aplikacjami, automatyczne zakładanie zadań, przekazywanie danych z formularzy, to wszystko chodzi bez większych zgrzytów.
Natywne integracje, które faktycznie działają
Spośród wbudowanych połączeń najlepiej wypadają w praktyce: obsługa poczty (we wszystkich planach), telefonia VoIP (od Professional), kalendarze Google i Outlook (od Enterprise), platformy sprzedażowe w rodzaju Allegro, Shopera, WooCommerce, PrestaShop i IdoSell (od Enterprise) oraz programy księgowe pokroju Symfonii i Comarchu (od Enterprise).
Podpięta telefonia VoIP daje między innymi automatyczne przekierowywanie rozmów do właściwych działów, co przyspiesza pracę sprzedaży i obsługi klienta.
Połączenia z WhatsAppem, Messengerem i Microsoft Teams pojawiły się w Supreme i to ciekawy kierunek. Pozwalają obsłużyć klientów z różnych kanałów w jednym oknie. Do poziomu dedykowanych platform omnichannel jeszcze trochę brakuje, ale dla małej i średniej firmy to zupełnie wystarczy.
Dostęp do API
API znajdziesz w każdym pakiecie, jednak w Standardzie i Professional jest to dopłata w wysokości jednej licencji Professional. Od Enterprise wchodzi w cenę (przy 10 licencjach Enterprise albo 5 licencjach Supreme). Jeśli planujesz własne integracje lub spięcie z wewnętrznymi systemami, wrzuć to do budżetu.
I jeszcze jedno na koniec tej sekcji. Nie wszystko z listy na stronie to opcja „włącz i gotowe”. Część połączeń trzeba ustawić przez Zapiera lub Make’a, a niekiedy sięgnąć po API. Sam system nie jest przez to gorszy, ale lepiej wiedzieć wcześniej, żeby nie liczyć na to, że każdą integrację uruchomisz w minutę.
Livechat, Callback i obsługa klienta na stronie
Czat na żywo oraz callback masz od planu Professional. W skrócie osadzasz na stronie okienko rozmowy i formularz oddzwonienia. Obie funkcje siedzą w systemie, więc obchodzisz się bez zewnętrznych wtyczek i bez osobnych opłat.
Jak działa livechat
Odwiedzający wchodzi na Twoją stronę, otwiera okno czatu i pisze wiadomość. Odpowiadasz mu bezpośrednio z Firmao. Rozmowa sama trafia do karty kontaktu w CRM, o ile ktoś zostawił dane, więc cała historia komunikacji ląduje w jednym miejscu. Od Enterprise dochodzą gotowe szablony czatu, które przyspieszają odpowiadanie na często powtarzane pytania.
Jak działa callback
Osoba na stronie zostawia swój numer, a system potrafi automatycznie skierować połączenie do wskazanego działu lub konkretnego pracownika. Prosto, a skutecznie. Nie trzeba tu żadnej rozbudowanej konfiguracji, działa zaraz po włączeniu.
Czy to zastąpi wyspecjalizowane narzędzie?
Powiem uczciwie. Przy zestawieniu z platformami pokroju LiveChat, Intercom czy Tidio różnica rzuca się w oczy. Brakuje chatbotów, zaawansowanego rozdzielania rozmów i drobiazgowej analityki ruchu na stronie. Ale jeśli u Ciebie to kilka albo kilkanaście rozmów dziennie i nie potrzebujesz botów, czat w Firmao odwali swoją robotę. Najmocniejszy atut? Każda rozmowa od razu wpada do CRM, przypięta do właściwego klienta. Nie tracisz kontekstu, nie gubisz wiadomości i nie przepisujesz ustaleń do innego programu. W Tidio czy LiveChacie zwykle robi się to ręcznie albo ustawia dodatkową integrację, co oznacza kolejną pracę.
Funkcje AI w Firmao – co potrafią, a czego jeszcze nie
W pakiecie Supreme Firmao daje kilka funkcji opartych na sztucznej inteligencji. Warto się przy nich zatrzymać, bo to stosunkowo świeży element, o którym mało kto pisze konkretnie. Zaznaczę też, że samo tworzenie treści maili przez AI działa w każdym planie, ze Standardem włącznie, a komplet funkcji AI dostajesz dopiero w Supreme.
Asystent AI i pisanie wiadomości
Asystent układa treść maila w oparciu o kontekst rozmowy. Jednym kliknięciem dostajesz gotową propozycję odpowiedzi dla klienta. Przy prostych, typowych wiadomościach radzi sobie zupełnie przyzwoicie. Przy bardziej złożonych tematach efekt trzeba doszlifować, ale i tak zyskujesz czas. Sam generuję w ten sposób pierwsze wersje przypomnień i potwierdzeń spotkań, a potem koryguję ton i szczegóły. Szkielet mam gotowy w kilka chwil.
Transkrypcja i podsumowanie rozmów
Ta funkcja przepisuje nagranie rozmowy telefonicznej (prowadzonej przez VoIP) na tekst i wyciąga z niego zwięzłe podsumowanie ustaleń. Bardzo praktyczne, bo nie musisz na bieżąco notować przebiegu rozmowy. Wszystko zapisuje się przy kontakcie. Po zakończonej rozmowie o warunkach współpracy masz od ręki wypunktowane najważniejsze punkty. Dla handlowca prowadzącego kilkanaście telefonów dziennie to spory zysk czasu.
Automatyczne uzupełnianie danych kontaktu
System stara się samodzielnie odnaleźć i dopełnić brakujące pola kontaktu, choćby branżę, adres strony czy dodatkowe informacje. Nie zawsze trafia bezbłędnie, ale najczęściej wypełni przynajmniej część tego, co inaczej musiałbyś wklepać ręcznie. Przy budowie bazy od zera to odczuwalne odciążenie w zarządzaniu danymi klientów.
Podsumowanie współpracy z klientem
To skrót całej historii kontaktu z danym klientem, wygenerowany w kilka sekund. Przydaje się zwłaszcza w dwóch sytuacjach: gdy przejmujesz kogoś po współpracowniku i musisz szybko wejść w temat, albo gdy odzywasz się do klienta po dłuższej przerwie i nie pamiętasz szczegółów wcześniejszych rozmów. Zamiast przekopywać się przez dziesiątki wiadomości i notatek, dostajesz esencję.
Moja szczera ocena funkcji AI
Te rozwiązania faktycznie pomagają w codziennej robocie, ale nie ma sensu porównywać ich z gigantami pokroju Salesforce Einstein. Firmao nie zrobi predykcyjnego scoringu leadów, nie wskaże, które transakcje mają największą szansę na finał, i nie zoptymalizuje za Ciebie lejka.
AI w tym systemie to raczej zestaw praktycznych ułatwień, które ścinają rutynę. Pisanie maili, transkrypcje, uzupełnianie danych, każde z osobna to drobiazg, ale przy kilkudziesięciu powtórzeniach w tygodniu oszczędność się kumuluje. Dla małej i średniej firmy to w zupełności wystarcza. Do obsłużenia kilkuset klientów nikt nie potrzebuje modelu AI za krocie.
Ile kosztuje Firmao CRM? Czyli cennik i czy to się opłaca
W ofercie są cztery pakiety, a stawka zależy od długości abonamentu, bo dłuższe zobowiązanie oznacza niższą cenę. Rozliczysz się na 1, 3, 6 albo 12 miesięcy, a przy opłacie rocznej zejdziesz nawet o 26%.
Z mojego doświadczenia najrozsądniej postawić od razu na plan roczny. CRM to narzędzie na lata, a nie na kwartał, więc rzadko kto przeskakuje na inny system co pół roku. Roczny abonament wychodzi po prostu najtaniej i przy dłuższej perspektywie najbardziej się opłaca.
Poniżej ceny netto za jednego użytkownika miesięcznie, zweryfikowane w kilku miejscach. To najczęstsze pytanie o ten system, więc rozłożę je porządnie.
Plan Standard – od 69 zł netto/mies.
W ujęciu rocznym to 69 zł/mies., a przy płatności co miesiąc 93 zł/mies. Absolutna podstawa. W zestawie znajdziesz: CRM do zarządzania relacjami z klientami, obsługę KSeF, podłączenie poczty, fakturowanie (faktury VAT, rachunki, paragony i noty księgowe), kalendarz z zadaniami i projektami, raporty oraz oferty, zamówienia i proste kosztorysy.
Do tego 2 GB przestrzeni na pliki, aplikacja mobilna Firmao na iOS i Androida, przypomnienia o terminach, OCR do faktur, generowanie odpowiedzi e-mail ze wsparciem AI, logowanie dwuetapowe (2FA) i darmowe wsparcie techniczne od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:30 (mail oraz czat). Jak na tę półkę cenową bezpłatna pomoc techniczna wypada bardzo przyzwoicie, bo sensownego wsparcia nie okupujesz dopłatą.
Standard obroni się u freelancera lub w mikrofirmie, której wystarcza CRM, faktury i kalendarz.
Plan Professional – od 109 zł netto/mies.
Rocznie 109 zł/mies., miesięcznie 147 zł/mies. Wszystko ze Standardu, a oprócz tego: bezpośrednie spięcie z rachunkiem bankowym, dodatkowe pola, Chat, Livechat i Callback na stronie, edytowalne szablony faktur, ofert i umów, a także szablony maili z autoresponderem.
Dochodzi jeszcze 10 GB na pliki, telefonia VoIP, faktury cykliczne, grupy cenowe i ceny indywidualne, szanse sprzedaży, obsługa JPK VAT, wykresy Gantta i Kanban oraz plany sprzedaży do śledzenia wyników w czasie. Jeśli poważnie podchodzisz do pipeline’u i chcesz widzieć realny stan lejka, to właśnie w tym miejscu Firmao zaczyna się porządnie opłacać.
Moim zdaniem Professional oferuje najlepszą relację ceny do funkcji dla przeważającej części małych i średnich firm usługowych oraz handlowych.
Plan Enterprise – od 179 zł netto/mies.
Rocznie 179 zł/mies., miesięcznie 242 zł/mies. Całe Professional, a poza tym: kalendarze Google i Outlook, kampanie mailowe i telefoniczne, wysyłka SMS, podpięcia do platform e-commerce (Allegro, Shoper, WooCommerce, PrestaShop, IdoSell) oraz do programów księgowych (Symfonia, Comarch).
Na liście są też integracje z firmami kurierskimi, mapy, kompletny moduł ERP/WMS z wielomagazynowością, obsługa drukarki fiskalnej, Zapier, panel klienta, automatyzacja procesów, rozbudowane narzędzia do analizy danych i wykresów, nieograniczone miejsce na pliki oraz szersze wsparcie techniczne w godzinach 8:00–16:30 od poniedziałku do piątku (mail, telefon, czat).
Automatyzacja procesów w Enterprise wyraźnie zmniejsza liczbę ręcznych działań, bo część kroków, które kiedyś trzeba było wyklikiwać, system wykonuje samodzielnie. Do tego rozbudowane raporty, po które sięgają większe firmy przy analizie sprzedaży. Typowy odbiorca to sklep internetowy albo firma handlowa, która potrzebuje magazynu, spięcia z Allegro czy własnym sklepem i automatyzacji.
Plan Supreme – od 279 zł netto/mies.
Rocznie 279 zł/mies. Całe Enterprise, a na dokładkę: dopisywanie funkcji na zamówienie (płatne osobno), sekwencje maili, asystent AI, transkrypcja i podsumowanie rozmów, streszczenie współpracy z klientem, automatyczne uzupełnianie danych kontaktu oraz automatyzacja marketingu.
W pakiecie znajdziesz też podpięcia do Messengera, WhatsAppa i Microsoft Teams, terminarz wydarzeń, moduł „Fragmenty tekstów”, podniesione limity (3 skrzynki e-mail na licencję, większy limit OCR, więcej leadów odwiedzających stronę) oraz rozszerzone wsparcie techniczne: telefon i czat od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:30, a do tego mail dostępny całą dobę, siedem dni w tygodniu. To praktycznie najwyższy poziom pomocy w ofercie, sensowny, gdy Twoja firma działa również wieczorami i w weekendy.
Po Supreme sięgasz wtedy, gdy realnie potrzebujesz automatyzacji marketingu, sekwencji, funkcji AI i integracji z komunikatorami.
Uwaga: wszystkie kwoty powyżej są netto. Do każdej doliczasz 23% VAT. Cennik Firmao bywa co jakiś czas aktualizowany.
Fajną sprawą jest to, że różni pracownicy mogą pracować na różnych planach, więc nie musisz wykupywać najdroższego pakietu dla całej ekipy.
Ukryte koszty, o których mało kto wspomina
To fragment, którego w większości recenzji nie uświadczysz, a według mnie jest istotny. Poza abonamentem potrafią dojść dodatkowe pozycje. Wypisuję je na bazie oficjalnego cennika:
Dodatkowa przestrzeń na pliki (10 GB): 12–15 zł/mies., zależnie od długości umowy. W Standardzie startujesz z 2 GB, w Professional z 10 GB, a przy większej liczbie dokumentów miejsce topnieje szybko.
Kolejna skrzynka e-mail: 12–15 zł/mies. za każdą. Standard, Professional i Enterprise dają jedno konto na licencję, Supreme trzy. Gdy pracownik obsługuje kilka adresów, trzeba dopłacić.
OCR (skanowanie faktur zakupowych): 29–44 zł/mies. za paczkę 100 skanów ponad limit pakietu. Podstawowy OCR masz już w Standardzie, tylko intensywniejsze skanowanie rozliczane jest oddzielnie.
Dostęp do API: w Standardzie i Professional dopłata równa jednej licencji Professional. W Enterprise gratis przy 10 licencjach, w Supreme przy 5.
Godzina pracy analityka lub programisty Firmao: 350 zł netto. Proste kosztorysy masz już w Standardzie, ale kiedy chcesz przyciąć system pod siebie, choćby zbudować własny raport, zmodyfikować szablon albo dopasować bardziej rozbudowany kosztorys pod Twój proces, płacisz za czas specjalisty.
Same stawki nie są dramatyczne, ale dobrze mieć je z tyłu głowy przy układaniu budżetu. Pięcioosobowa firma na Enterprise z kilkoma dodatkowymi skrzynkami i pakietem OCR wyda zauważalnie więcej, niż wynikałoby z gołej ceny planu.
Który plan Firmao wybrać?
Opierając się na wdrożeniach u klientów, podpowiadam tak:
Standard dla freelancera albo bardzo małej firmy, której wystarcza CRM, faktury i kalendarz, bez magazynu, czatu na żywo i rozbudowanych automatyzacji.
Professional to w moich oczach najkorzystniejszy stosunek ceny do możliwości dla większości małych i średnich firm usługowych oraz handlowych. Dostajesz livechat, szanse sprzedaży, Gantta i Kanban, edytowalne szablony faktur oraz magazyn w wersji podstawowej.
Enterprise dla tych, którzy potrzebują spięcia z e-commerce, wielu magazynów, automatyzacji procesów i integracji z księgowością. Zwykle firma handlowa lub sklep internetowy.
Supreme, kiedy naprawdę zależy Ci na automatyzacji marketingu, sekwencjach, komunikatorach i funkcjach AI. Albo gdy masz ponad pięć licencji i chcesz mieć API w cenie.
Niezależnie od planu, zdecyduj się na rozliczenie roczne. Różnica w stosunku do płatności miesięcznej dochodzi do 26%, a system CRM zostaje z Tobą na dłużej, więc krótsze okresy to zwykle przepłacanie.
Dla kogo Firmao to strzał w dziesiątkę, a kto powinien szukać dalej
Po dwóch latach potrafię już całkiem precyzyjnie wskazać, komu ten system pasuje.
Firmao dobrze się sprawdzi, gdy:
Prowadzisz niewielką firmę usługową (5–20 osób) i chcesz mieć CRM, fakturowanie oraz zadania zebrane w jednym miejscu. Zamiast utrzymywać oddzielnie CRM, program do faktur, aplikację do projektów i czat, wszystko trzymasz pod jednym dachem.
Zajmujesz się handlem lub e-commerce, sprzedajesz przez Allegro i własny sklep na Shoperze czy WooCommerce i musisz mieć oko na stany magazynowe. Integracje od Enterprise robią tu porządną robotę.
Cenisz sobie polski support i rodzimy interfejs. Pomoc techniczna Firmao odpowiada szybko i po polsku, wielokrotnie się o tym przekonałem, a klienci potwierdzają to samo.
Zależy Ci na tym, żeby dane leżały na serwerach Amazona, a nie u anonimowego hostingodawcy.
Firmao raczej nie starczy, gdy:
Masz duży zespół handlowy (30 osób i więcej) i potrzebujesz zaawansowanego scoringu leadów, analityki predykcyjnej oraz mocno rozbudowanego raportowania. W takim wypadku bardziej pod Ciebie będą Pipedrive, HubSpot Sales Hub czy Salesforce.
Twoim głównym filarem jest rozbudowany marketing automation. Firmao daje jego podstawy w Supreme, ale przy skomplikowanych lejkach, segmentacji behawioralnej, testach A/B i szczegółowych raportach kampanii wygra wyspecjalizowane narzędzie.
Marzy Ci się ultranowoczesny interfejs w stylu Notiona albo Lineara. Po rebrandingu Firmao jest wyraźnie przyjaźniejsze niż kiedyś, ale konkursu na najładniejszy design raczej nie zgarnie.
Prowadzisz produkcję z bardzo złożoną logistyką. Magazyn Firmao jest dobry, jednak przy dużej produkcji nie podmieni dedykowanego WMS-a.
Firmao a konkurencja – kilka porównań z systemami, które znam
Nie zamierzam budować wielkiej tabeli ze wszystkimi CRM-ami na rynku. Zamiast tego rzucę kilka konkretów z systemów, na których sam pracowałem.
Firmao kontra Pipedrive. Pipedrive to mistrz prostoty w prowadzeniu lejka. Jeśli potrzebujesz wyłącznie śledzenia dealów i pipeline’u, zrobi to zgrabniej i schludniej. Tyle że nie ma tam fakturowania, magazynu, ewidencji czasu ani czatu. Kiedy chcesz więcej niż sam CRM sprzedażowy, Firmao wygrywa szerokością oferty.
Firmao kontra Bitrix24. Bitrix24 również jest systemem typu wszystko w jednym i to chyba najbliższy rywal. Ma CRM, projekty, wewnętrzny komunikator i kreator stron. Powstaje jednak z myślą o rynku globalnym i słabiej łapie polskie realia. Firmao ma KSeF, JPK VAT, GUS oraz rodzime programy księgowe. Kiedy działasz w Polsce, dopasowanie wypada po prostu lepiej.
Firmao kontra dedykowane programy do faktur (Fakturownia, wFirma). Samo wystawianie faktur w Firmao stoi na poziomie tych programów. Różnica polega na tym, że Firmao dokłada do tego CRM, zadania i kontakty. Z kolei Fakturownia albo wFirma oferują więcej funkcji stricte księgowych i bywają wygodniejsze dla kogoś, komu potrzebne są wyłącznie faktury. Chcesz wszystko w jednym miejscu? Firmao. Potrzebujesz tylko faktur i lekkiej księgowości? Dedykowane narzędzie potrafi wyjść taniej i prościej.
Czego brakuje w Firmao? Moja lista życzeń na 2026/2027
Przez dwa lata uzbierałem parę uwag, które według mnie podniosłyby to narzędzie jeszcze wyżej. Nie traktuj tego jako narzekania, bo ogólnie jestem zadowolony. Ale skoro recenzja ma być szczera, to tutaj zbieram wady Firmao, które rzuciły mi się w oczy.
Interfejs może iść dalej drogą obraną przy rebrandingu. Firmao nie jest brzydkie, jest funkcjonalne, a po odświeżeniu naprawdę przyjemniejsze w obsłudze. Wciąż jednak trafiają się miejsca, gdzie intuicja siada. W 2026 roku użytkownicy przywykli do pewnego standardu. Kilka rzeczy dałoby się wygładzić, na przykład skrócić drogę do najczęściej używanych funkcji, uczytelnić menu i mocniej rozdzielić moduły wizualnie.
Aplikacja mobilna Firmao mogłaby więcej. Jest i działa, lecz komputera nie zastępuje. Fragment funkcji bywa uproszczony albo niedostępny. Dla osoby pracującej dużo w terenie mobilna wersja w obecnej formie potrafi męczyć, zwłaszcza przy dłuższych formularzach.
Raportowanie mogłoby być mocniejsze. Raporty są w porządku, ale przy bardziej skomplikowanych analizach szybko trafiasz na ścianę. Konfigurowalne dashboardy z pełną swobodą ustawień byłyby dużym krokiem naprzód.
Onboarding zostawia pole do poprawy. Wprowadzający kreator jest sympatyczny, jednak przy tak rozbudowanym systemie brakuje kontekstowych podpowiedzi w trakcie pracy. Pomogłaby też bogatsza baza wiedzy z gotowymi scenariuszami w stylu „mam firmę usługową, jak ustawić Firmao pod siebie”.
Więcej natywnych integracji marketingowych. Jak wspomniałem, ta warstwa opiera się głównie na podstawach. Wbudowane podpięcia do popularnych platform marketing automation byłyby wartościowym uzupełnieniem.
Trzeba jednak przyznać Firmao rację w jednym. System jest regularnie aktualizowany i wyraźnie się rozwija. Rebranding oraz funkcje AI w Supreme to dobre sygnały. Liczę, że kolejne wydania domkną także interfejs i raportowanie.
Moja końcowa ocena po dwóch latach. Czy warto sięgnąć po Firmao?
Podsumujmy. Firmao to porządny, polski system CRM z częścią ERP, który najlepiej odnajduje się w małych i średnich firmach szukających jednego narzędzia do niemal wszystkiego. Kiedy pasujesz do profilu opisanego wyżej, jego zalety biorą górę nad wadami.
Czy polecam? Tak, choć z paroma zastrzeżeniami.
Warto po niego sięgnąć, gdy chcesz połączyć CRM, wystawianie faktur, obsługę zadań i ewentualnie magazyn w jednym rozwiązaniu. Ma sens dla firm działających w Polsce, którym potrzebne są KSeF, JPK VAT i spięcie z krajową księgowością. Sprawdzi się też u tych, którzy cenią polskie wsparcie i nie mają ochoty walczyć z anglojęzycznym interfejsem.
Odradzam go natomiast tam, gdzie rozbudowany marketing automation jest osią całej strategii. Nie polecam dużym zespołom handlowym potrzebującym mocnej analityki i scoringu leadów. Nie jest też opcją dla osób, dla których wygląd aplikacji liczy się bardziej niż to, co realnie potrafi.
Na sam koniec jedno. Firmao to system, któremu trzeba dać trochę czasu. Pierwsze wrażenie nie wywołuje efektu „wow”, lecz im dłużej z nim pracujesz, tym lepiej widać, ile spraw da się w nim domknąć w ramach zwykłej obsługi klientów i bieżącej roboty. Dla małych i średnich firm, w których właściciel łączy kilka funkcji naraz, właśnie ta wszechstronność jest najsilniejszym argumentem. A okres próbny pozwala sprawdzić to na sucho, bez ryzyka.
